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江苏南京市审计局数字档案管理系统入选“智慧

发布时间:2018-05-15 12:39  浏览次数:
  近日,江苏省南京市审计局数字档案管理系统入选“2017年智慧江苏审计信息化应用示范工程”,评审专家组一致认为,该系统创新性、引导性和代表性较强,应用成效显著,用户体验良好,对全省档案信息化建设具有较强的示范带动作用。这也是该局成功创建首批“全国示范数字档案室”之后,数字档案建设取得的又一成绩。
 
  多年来,该局坚持将审计信息化建设作为推动审计事业高质量发展的重要支撑,围绕提高数字档案“附加值”,依托审计署“OA一拖N”系统,开展技术攻关,有效提高了审计档案工作科学化、规范化、现代化管理水平,数字档案为审计工作服务的功能进一步增强。
 
  一是建设标准高。系统建设以《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》为指导,以国家标准《电子文件管理系统通用功能要求》、档案行业标准《基于XML的电子文件封装规范》等为准绳,以“金审工程”三期《电子文件管理子系统》规划为参考,立足审计工作及档案管理实际需要,推进信息技术与档案工作深度融合,规范业务流程,保障档案安全,提升电子档案管理应用水平和效率。
 
  二是创新成果多。实现审计类电子文件在线归档。审计项目、审计公文、审计现场数据包等,与审计案卷目录、卷内文件目录关联挂接,业务电子文件及元数据与纸质档案数字副本同时归档。实现审计档案元数据封装。采用“点面结合”的表达方式设计和编制了《审计类电子文件元数据方案》,开发档案元数据封装工具,将审计项目“面”上的元数据,以及审计业务文书等“点”上的元数据一并进行封装,保障了审计电子档案的真实性、完整性、有效性。实现档案利用技术手段多样性。采用搜索引擎技术,准确定位档案资源,选择文本智能高亮提示,方便审计人员跨门类检索档案全文;通过文件格式转换技术,将正文转换为Flash格式进行原文展现,在档案借阅过程中避免重要档案文件被下载到本地终端;利用WEB编辑器技术开发多媒体编研模块,实现智能编研,增加了档案利用的灵活性和便捷性。
 
  三是应用成效好。数字档案资源更加丰富。将文书、审计、照片、音频、视频、会计、基建、实物等档案目录全部数字化,拥有文件级目录数据库8.62万条,全文数据库6343卷(案卷级)、12498件(文件级),全文数字化图像经OCR识别,形成了全文索引库。数字档案利用更加便捷。全文检索功能可以跨档案门类进行搜索,44种编研成果可供审计人员查阅;网上借阅可在线查阅电子档案内容,自动形成借阅登记台帐,便于档案员统计分析。档案归档组卷更加有效。利用文书、审计电子文件自动捕获功能,实现文件批量归档组卷,电子文件的命名、格式转换、OCR识别、元数据抽取、质量检查校验、物理存储等一系列动作由系统自动完成。档案管理更加规范。按照系统内置规范,各环节责任分明,系统严格按照规则对档案文件命名,使每一件档案能够被有效识别。
 
  四是可推广性强。系统基于“金审工程”二期RONE开放平台开发设计,与OA、AO系统无缝对接,可在审计机关复制推广。该系统的设计理念、创新技术、资源和制度建设等对于审计系统外的单位而言均有一定的借鉴意义。2016年在全国审计机关率先实现数字档案全覆盖,目前,该局利用自身优势,将档案信息化工作向全市审计机关复制、推广,近期11个区审计局全部达标省5A级数字档案室,为市区两级档案资源互联互通、共享利用打下了坚实基础。
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